Guia de contabilidade

29/11/2021
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O que é a contabilidade?

A contabilidade é o ato de registrar e resumir as transações comerciais. Estes registros são o que os profissionais financeiros utilizam para determinar o lucro ou prejuízo líquido de sua empresa. No final de cada mês, trimestre ou ano, o departamento de contabilidade de sua empresa deve fornecer-lhe um balanço para mostrar quanto dinheiro sua empresa tem no banco. Um demonstrativo de renda deve lhe dizer qual a receita que sua empresa trouxe durante esse período.

Por que você deve manter bons registros?

A resposta a isto é simples: porque se você não o fizer, ninguém o fará. Ao manter registros muito detalhados das transações comerciais de sua empresa, você está criando uma imagem precisa de quão bem-sucedida ela realmente é. Os profissionais financeiros utilizam estes números para garantir que seus próprios negócios estejam funcionando sem problemas e com eficiência. Muitas pessoas ficam presas à emoção de possuir um negócio e ignoram os detalhes diários que precisam ser tratados. Se sua empresa se enquadra nesta categoria, contratar uma empresa de contabilidade externa pode ser um investimento que vale a pena para monitorar procedimentos e manter um certo nível de sucesso em suas operações comerciais.

Onde se encaixa um contador?

As informações financeiras de sua empresa não têm nenhuma utilidade para você se você não as entender. Um contador pode ajudar a traduzir os números em termos que são fáceis de ler e entender. Muitas pessoas acham que trabalhar com um contador regularmente é como ter outro funcionário cujo único objetivo é monitorar o sucesso de sua empresa.

O que um contador pode fazer pelo meu negócio?

Dependendo de suas necessidades, um contador pode ser capaz de realizar qualquer uma das seguintes tarefas:

  • Reunir registros detalhados de todas as receitas e despesas;
  • Preparar relatórios financeiros;
  • Procedimentos de contabilidade do monitor;
  • Executar as obrigações fiscais (ajuda no preenchimento de formulários, etc.). Um bom contador também pode ser capaz de detectar erros, ajudar a criar melhores práticas comerciais e procurar maneiras de cortar custos.

Quais são os diferentes tipos de contadores?

Diferentes tipos de contadores podem lidar com diferentes aspectos das necessidades financeiras de sua empresa. Aqui está uma lista dos tipos mais comuns:

  • Contador público: você contrata um contador para trabalhos de contabilidade geral ou escrituração contábil de acordo com a necessidade;
  • Contador administrativo: ajuda com tarefas mais especializadas, como controle de estoque; também monitora orçamentos da empresa e previsões de custos
  • Auditor interno: monitora e verifica regularmente a exatidão dos registros de sua empresa; relata primeiro à gerência quaisquer irregularidades ou transações não usuais;
  • Contador Público Certificado (CPA): licenciado por o estado para realizar serviços de contabilidade, auditoria e tributação;
  • Certified Management Accountant (CMA): ideal para empresas com mais de 20 funcionários; oferece experiência em controles internos, orçamento e previsão de custos.

Quais são os benefícios de trabalhar com um contador?

Uma empresa de contabilidade externa não só sabe como lidar com todos os aspectos da contabilidade, mas também pode ser um ativo valioso quando se trata de administrar sua empresa. Isto é especialmente verdade se você já está familiarizado com algumas práticas comerciais básicas, mas não tem o tempo ou o conhecimento necessário para fazê-las você mesmo. Um contador profissional pode ajudar sua empresa a atingir seus objetivos financeiros, enquanto economiza tempo que poderia ser gasto em assuntos mais importantes.

Quais empresas precisam de uma assessoria contábil?

Qualquer tipo de negócio pode se beneficiar da orientação de um profissional de contabilidade. Entretanto, as empresas com necessidades financeiras mais complexas tendem a ser melhores candidatos para a contratação de um contador. As empresas menores estão frequentemente em desvantagem, pois não têm tantos recursos ou dinheiro para gastar em ajuda externa.

Quais erros não são admitidos na contabilidade?

Há uma série de erros que os contadores simplesmente não podem ignorar quando analisam os registros financeiros:

  • Falha no fornecimento dos dados necessários;
  • Falha no fornecimento de documentos quando solicitados;
  • Repetidos atrasos e desculpas por não fornecer dados, etc. (se você forneceu todas as informações necessárias no passado, por que não pode fazer isso agora?).

Estes erros podem resultar em penalidades ou aumento das taxas cobradas por um contador, se continuarem ao longo do tempo.

Qual é a diferença entre contabilidade e auditoria?

A contabilidade trata do registro e resumo das transações; a auditoria trata da verificação da exatidão dos registros financeiros de sua empresa. Um auditor certificar-se-á de que há uma separação adequada entre fundos pessoais e comerciais, verificará as contas a receber ou as contas a pagar e procurar por transações incomuns.

Posso fazer minha própria contabilidade?

Sim, você provavelmente pode fazer sua própria contabilidade se tiver boas habilidades organizacionais e um aglutinante para separar as finanças empresariais das pessoais. Entretanto, contratar um contador lhe permitirá economizar tempo e deixar certas tarefas nas mãos de alguém que sabe o que está fazendo. Se você decidir que ter um contador de fato trabalhando para você é mais benéfico do que cuidar das coisas você mesmo, certifique-se de que ele ou ela compreenda suas necessidades antes de assinar com uma agência.

Quais cuidados devo tomar na hora de contratar uma empresa de contabilidade? Você deve sempre pedir referências antes de assinar um contrato com uma nova empresa de contabilidade. Desta forma, você poderá saber mais sobre sua experiência passada e como outras empresas se beneficiaram de seus serviços. Você também pode verificar se elas estão devidamente seguradas e licenciadas, assim como ler as revisões de outras empresas que trabalharam com elas no passado.

Como posso saber que tipo de contador é adequado para o meu negócio?

Se sua empresa tem operações financeiras significativas, tais como recursos humanos ou gestão de folha de pagamento, então um contador é provavelmente necessário em tempo integral. Se o seu negócio estiver mais parado, você provavelmente conseguiria sobreviver com apenas um contador em tempo parcial.

Dicas sobre contabilidade

  1. Todos os números devem ser retos e legíveis; isto inclui todas as casas decimais e vírgulas (NÃO os coloque em locais aleatórios);
  2. TODOS os valores em dinheiro devem estar em VERDE e todos os valores não monetários devem estar em VERMELHO;
  3. Todas as datas devem mostrar o ANO TOTAL (exemplo: 15 de março de 2012);
  4. Sempre arredondar as casas decimais para cima ou para baixo para o número inteiro mais próximo;
  5. SEMPRE etiquetar o saldo inicial de sua conta se não for feito automaticamente. Por exemplo: Conta Corrente = $500 .00;
  6. Não utilize QUALQUER pontuação em suas transações, tais como [ ], ( ), [CR], [DR];
  7. SEMPRE equilibre seu sistema contábil antes de sair do sistema;
  8. Seu número de fatura deve ser o ANO TOTAL seguido do número do mês daquele ano. Por exemplo: 2012-4;
  9. Nunca utilize vírgulas em vez de pontos decimais. Em vez disso, mude todas as formas de moeda para decimais e depois acrescente uma vírgula para maior clareza ou retire-as completamente se forem estéticas (exemplo: $100.000 e $1.000.000, ambos lidos como "cem mil"). Se não tiver certeza sobre a colocação decimal, coloque-a sempre no lado direito;
  10. O mesmo vale períodos. Por exemplo, $1.000,00 e 1.000,0000 devem ser ambos lidos como "mil";
  11. Etiquete sempre o saldo final de sua conta se não for feito automaticamente. Cartões de crédito = $0;
  12. Se você estiver usando um talão de cheques para rastrear transações, informe sempre a data atual (exemplo: Data: 15/03/2012);
  13. Os cheques de caixa devem mostrar o total pago seguido do nome do caixa; por exemplo: Jeff Smith Cheque Caixa no valor de $5.000,00;
  14. Os comprovantes de pagamento devem ser identificados com quem os recebeu.

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