O que é e como fazer o reembolso de despesas?

29/7/2021
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O reembolso de despesas é um custo operacional do negócio que é aplicado de forma comum para aquelas empresas que possuem colaboradores externos que realizam viagem a trabalho com frequência.

Porém, esse assunto não diz respeito apenas às finanças da empresa, mas também com a legislação trabalhista. Conheça mais sobre isso abaixo.

O que significa reembolso de despesas?

O reembolso de despesas é um custo operacional que ressarce os os funcionários que custeiam os gastos do trabalho com o próprio dinheiro.

Quem utiliza esse procedimento?

Habitualmente este processo é utilizado pela:

  • Equipe de vendas;
  • Diretoria da empresa que realiza viagens a negócio;
  • Trade marketing;
  • Consultorias.

É comum este procedimento em diversos segmentos de empresa, ou seja, não há exclusividade em apenas um único segmento empresarial. Afinal, todos os departamentos financeiros estão acostumados a lidar cedo ou tarde com o reembolso de despesas de funcionários.

Você deve estar se quando isso é comum, por isso, é necessário que saiba que é comum para a realização de viagem corporativa, treinamentos externos e  visita a clientes, por exemplo.

Quais despesas são reembolsáveis?

Esteja atento ao que foi gasto, por exemplo:

  • Reembolso por quilômetro rodado;
  • Despesas comuns de viagem, como hospedagem e alimentação.

Mas, é preciso que as condições estejam na política de reembolso de despesas da empresa.

O que a Lei Trabalhista diz respeito ao reembolso de despesas de funcionários?

Em caso de despesas de trabalho nas viagens corporativas é arcada pela empresa e possuem natureza indenizatória.

Ou seja, naturalmente estas despesas não são parte do salário do funcionário.

Mas, há o único cenário no qual o valor de reembolso pode ser incorporado no salário do funcionário. É quando o funcionário recebe diárias de viagem que ultrapassam 50% de sua remuneração. Em todavia, a legislação determina que seja de regime tradicional ou home office.

A empresa, porém, tem flexibilidade para ter acordos com seus funcionários sobre a maneira que irá ocorrer o reembolso de despesas.

Mas, é importante que este acordo tenha registro por escrito tanto no contrato admissional do funcionário quanto na política de despesas da empresa.  

A empresa, portanto, pode arcar com as despesas com uma variedade de opções de pagamento, como diária de viagem ou adiantamento.

Mas, em home office há algumas coisas que são reembolsáveis, mas com olhar mais atento. Afinal, o reembolso é mais difícil de identificar quando são os gastos pessoais do funcionário ou daqueles realizados em função do trabalho.  

Então, desta forma, a empresa é obrigada apenas a ressarcir as despesas consideradas gastos extraordinários, que são os custos que excedem os gastos do consumo médio do funcionário.

Porém, não se preocupe com a tributação já que com a exceção citada sobre as diárias de viagem, não é preciso a incidência de encargos trabalhistas.

Como é feito o processo de reembolso de despesas?

Vamos explicar como você pode estruturar este procedimento de reembolso de despesas.

Conheça a política da sua empresa

Através deste conhecimento saberá o que é praticado dentro da sua empresa e conseguirá mapear a organização de atividades essenciais no controle de despesas, prestação de serviços e até mensurar os custos de operações.

Poderá através disso evitar fraudes também.

Apenas mapear os processos não é uma atividade com poder de evitar fraudes.

Defina a alçada de aprovação

Após conhecer e realizar todo o mapeamento e organizar, defina o que cada colaborador fará neste procedimento. Desde a conferência até a emissão de relatório e quem controlará os comprovantes fiscais.

Defina quais serão os centros de custos

É importante que defina quais serão os centros de custos deste procedimento para que, na divisão interna seja uma atividade independente e organizada em relação às despesas e receitas.

Garantindo, desta forma, a eficiência dos lançamentos e procedimentos realizados para uma decisão estratégica de orçamento responsável.

Faça a padronização de prestação de contas

Defina quais documentos serão aceitos na prestação de contas e como será a solicitação de reembolso.

É comum neste procedimento a utilização de notas fiscais para a comprovação, no entanto, em muitos casos não é obtida e por isso, é costumeiro usar recibos fiscais (notinhas). Vai depender do negócio da sua empresa.

Explique para os funcionários quais são as despesas reembolsáveis e estabeleça um modelo de relatório para que seja preenchido, definindo também o tempo que deve ser solicitado a cobrança ou o recebimento.

Já as exigências de como deverá ocorrer a solicitação de reembolso deve iniciar na definição de quais despesas são consideradas reembolsáveis e, com base nisso, estabelecer um modelo de relatório de despesas. Dando um calendário correto para a entrega destes relatórios e comprovantes.

Estabeleça a política de reembolso de despesa

A política de reembolso é um documento essencial desde o início de uma legislação seja trabalhista ou empresarial. Desta forma, tudo que foi citado deve estar na política de reembolso da sua empresa para que não haja divergências entre os funcionários sobre os métodos tomados.

Otimize o procedimento e faça monitoramento

Confira habitualmente se os procedimentos estão sendo seguidos de forma eficaz, tanto para qualificá-los ainda mais ou não.

Auxilie na fiscalização de notas evitando fraudes, informações e atualizações de leis internas ou externas quanto ao reembolso de despesas.  

Através destes passos conseguirá lidar como será contabilizado a despesa de reembolso e como fazer para estabilizar seu caixa através de previsões e gestão financeira e orçamentária.

Se você possui alguma dúvida converse com seu contador para dar auxílio na tomada de decisões estratégicas financeiras essenciais para o seu negócio.

Ter uma gestão orçamentária e financeira é essencial para que saiba o que deve ser feito e também suportado pelo seu caixa. Preservando seu caixa e os procedimentos internos conseguirá organizar todos os processos financeiros, contábeis e tributários que poderão ocorrer dentro do seu negócio.

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